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Dokumentation – Quick Start

1. Anmeldung

Melden Sie sich mit dem Benutzernamen und Passwort, das Sie von uns erhalten haben, an der Software an.

Benutzen Sie dafür einen aktuellen Browser wie Google-Chrome, Mozilla Firefox oder Safari.

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2. Station anlegen

Unter Verwaltung > Stationen können Sie nun als erstes Ihre Stationen anlegen.

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Füllen Sie die Felder aus und achten Sie darauf, die Sichtbarkeit online und für die Verkaufsstellen entsprechend einzustellen. Speichern Sie auch hier wieder durch Klick auf “Übernehmen”.

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Tipp:

Falls Sie sehr viele Stationen haben, kann es sinnvoll sein diese in Regionen einzuordnen. Die Regionen legen Sie unter Verwaltung > Systemparameter: Linie - Region an.

3. Verkaufsstelle anlegen

Als nächsten Schritt können Sie Ihre Verkaufsstelle anlegen.

Dies geschieht unter System > Systemparameter: Linie - Verkaufsstellen. Wählen Sie ggf. den Standardhafen aus und klicken Sie auf übernehmen.

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Tipp:

Ihre Kostenstellen legen Sie ebenfalls unter System > Systemparameter: Ressourcen-Kostenstellen an.

4. Mitarbeiter anlegen

Unter Personen > Mitarbeiter können neue Mitarbeiter angelegt werden.

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Geben Sie Namen und Vornamen und/oder die Firma ein sowie mindestens das Land unter Adresse.

Unter “Kundentyp” wählen Sie “Mitarbeiter” aus. Sie können dem Mitarbeiter hier bereits eine Standardverkaufsstelle zuweisen.

Unter “Berechtigung” erstellen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort, außerdem vergeben Sie das passende Recht, z. B. Verwaltung, Buchhaltung oder Administrator.

Mit Klick auf “Übernehmen” wird der Datensatz gespeichert.

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Tipp:

Möchten Sie die Zugriffsrechte genauer steuern, so können sie dies unter dem Tab “Erweiterte Berechtigung” tun.

5. Agentur anlegen

Wenn Sie eine Agentur oder einen Provisionsempfänger anlegen möchten, so gehen Sie unter Personen > Provisionsempfänger/Agenturen und legen Sie einen neuen Kontakt an.
Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

Als Kundentyp wählen Sie jedoch “Agentur”. Achten Sie bei Kapazität und Recht auf die korrekte Einstellung und vergeben Sie auch hier Username und Passwort.
Unter Provisionierung sind die entsprechenden Sätze einzutragen.

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Modul Guthaben

Als Nutzer des Moduls "Guthaben" können Sie für jede Agentur unter "Guthabenkonto" einen bestimmten Betrag definieren, bis zu dem Buchungen getätigt werden dürfen. Zahlungen können Sie hier immer wieder einbuchen.
Hat eine Agentur ihr Guthaben ausgeschöpft, kann sie keine weiteren Buchungen mehr tätigen bis Sie wieder ein neues Buchungslimit angeben.

6. Ressource anlegen

Als Vorbereitung zum Anlegen einer Ressource können Sie unter System > Systemparameter: Ressource - Ausstattung angebottene Ausstattungen angeben.

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Legen Sie nun unter Verwaltung > Ressourcen (in Seaways “Schiffe”) eine neue Ressource an.

Achten Sie darauf, die Ressource aktiv zu schalten.

Die maximal mögliche Kapazität (= Gesamtkapazität) der Ressource wird mit dem entsprechenden Wert bei Kapazität: Überbuchung eingetragen.
Um zu verhindern, dass z. B. eine Agentur Ihre Ressource komplett ausbuchen kann, können Sie für Kapazität: Agentur einen geringeren Wert als die maximal mögliche Kapazität der Ressource angeben. Entsprechend können extra Werte für Onlinebuchung und Mitarbeiter eingetragen werden.

Wählen Sie hier auch die Ausstattung der Ressource.

Mit Klick auf Übernehmen wird die Ressource gespeichert und erscheint nun in Ihrer Übersicht.

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Tipp:

Möchten Sie für die Ressource einen Sitzplan einrichten, so gehen Sie in der Übersicht auf das Icon “Sitzplan” links neben dem Icon “bearbeiten”.

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Bei Sitzplan-Kategorien in der Ressourcenverwaltung trägt man dann die gewünschte Kategorie ein (z.B. Standard). Hier an dieser Stelle ist es möglich, mehrere abweichende Bestuhlungen für dieselbe Ressource zu hinterlegen.

Sitzplan

Als Vorbereitung skizzieren Sie am besten den Sitzplan Ihrer Ressource. Verschaffen Sie sich einen Überblick, wo ein Aufgang ist, wo sich Gänge befinden und ob es Tischgruppen gibt. So sehen Sie, ob Ihr Sitzplan in Blöcke geteilt werden muss (möglich sind 1-3 Blöcke), wo Leerplätze sind etc. Nun können Sie per Klick auf das "Sitzplan"-Icon in der Ressourcenübersicht die Sitzplaneingabe öffnen und mit der Eingabe der Plätze von links nach rechts, immer reihenweise beginnen:

  • Deck bezeichnet die Ebene der Ressource, ist sie immer gleich trägt man an dieser Stelle immer die selbe Bezeichnung ein
  • Bei Reihe trägt man die Position der Plätze ein, danach wird der Sitzplan graphisch aufgebaut
  • Platz ist der Platz in der Reihe
  • Die Bezeichnung ist der sprechende Name für Reihe und Platz - dieser wird als Tooltip in der Sitzplatzauswahl angezeigt sowie auf dem Onlineticket aufgedruckt
  • Bei Gruppe können Sitzplätze aus verschiedenen Reihen gruppiert werden, z.B. wenn ein Tisch dazwischen ist. Diese Option kann in den Globalen Einstellungen mit der Checkbox "Sitzplan in Blöcken anzeigen und gruppieren" aktiviert bzw. deaktiviert werden
  • Position legt fest, ob der Platz zum linken, mittleren oder rechten Block gehört (siehe Bild ganz unten).
  • Nur manuell auswählen bedeutet, dass der Sitzplatz nicht von der Auto-Vergabe belegt werden kann (z.B. VIP-Plätze dürfen nur manuell ausgewählt werden)
  • Bemerkung ist Freitext für Ihre Notizen und wird nirgends anders verwendet

Wenn in einem Block eine Reihe leer ist, z.B. weil sich dort ein Aufgang befindet, dann lassen Sie diesen Blockabschnitt der Platzeingabe der Reihe einfach aus.

Speichern Sie zwischendurch immer wieder Ihre Arbeit. Den Fortschritt können Sie per Klick auf den Button "gespeicherten Sitzplan anzeigen" überprüfen. Ziehen Sie ggf. das aufspringende Fenster auf volle Bildschirmbreite.

Beispiel für die Eingabe von Sitzplätzen Reihe 1 und 2 mit jeweils 2 Plätzen links:

Sitzplan

Beispiel für die Eingabe von Sitzplätzen bei einem Schiff mit 3 Blöcken, wobei in der 2. Reihe im mittleren Block eine Treppe ist:

Sitzplan

Sitzplan

7. Linie anlegen

Es empfiehlt sich, vor dem Anlegen der ersten Linien unter System > Systemparameter: Linie - Art der Fahrt die angebotenen Fahrttypen anzulegen. Diese werden z. B. später im Fahrtfinder angezeigt.

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Ebenfalls unter System > Systemparameter können Sie unter Linie - Zusatz die angebotenen Zusätze anlegen. Sie werden später mit dem Assisenten für die Schnellzuweisung von Zusätzen/Extras den Linien zugewiesen.

Tipp:

Möchten Sie Kombitickets anbieten, zum Beispiel für einen Museumseintritt, so legen Sie diesen ebenfalls als Extra/Zusatz mit entsprechendem Provisionsempfänger an.

Legen Sie nun unter Verwaltung > Linien eine neue Linie an.

Füllen Sie alle Felder aus und achten Sie darauf, den Haken bei “Im Internet anzeigen” zu setzen. Klicken Sie zum Schluss auf übernehmen.

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Um Ihre Linie aktiv zu schalten, sind noch weitere Schritte nötig. Klicken Sie dazu in der Linienübersicht auf das Bearbeiten-Symbol bei Ihrer Linie.

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Sie sehen nun weitere Tabs mit Einstellungen zur Linie und können diese der Reihe nach abarbeiten.

Wählen Sie als erstes die Stationen in der Reihenfolge, in der diese angefahren werden.
Sie können hier entweder wie im Beispiel die Hin- und Rückfahrt in einer Linie vereinen, oder aber für die Hin- und Rückfahrt jeweils eine eigene Linie anlegen.

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Weiter geht es mit dem Tab Fahrplan.
Der Fahrplan ist aufgeteilt nach Fahrten und den einzelnen Zeiten. Ist keine Ankunft bzw. Abfahrt bei einer Station bei einer bestimmten Fahrt, dann das Feld einfach leer lassen.

In den Verkehrstagen setzen Sie nun zuerst den Zeitraum, in dem die Linie gültig ist. Vergessen Sie nicht, auf "Speichern" zu klicken!

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Anschließend können Sie mit dem Assistenten die Verkehrstage für die einzelnen Fahrten in dem Zeitraum eintragen. Die Wochentage wählen Sie aus, in dem Sie die gewünschten Zeilen markieren.

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In > Verkehrstage > Übersicht kann man kontrollieren, welche Verkehrstage gesetzt wurden. Diese können auch manuell im Tab > Verkehrstage angepasst werden.

Anschließend geben Sie die Buchungsregeln ein.

Im nächsten Schritt legen Sie die Tarifpreise fest. Wählen Sie dazu im entsprechenden Tab den Tarif und klicken Sie auf “Preise laden”. Die Preise können nun für die einzelnen Preistypen, Ausstattungen und Zusätze eingegeben werden.

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Unter “Weitere Einstellungen” können sie weitere Konfugurationen zu den jeweiligen Preistypen treffen. Wichtig ist hier, dass “In der Onlinebuchung im Internet verfügbar” und ggf. “Für Agenturen verfügbar” angekreuzt ist, da der Preistyp sonst nur von Mitarbeitern gebucht werden kann.

Tipp:

Für Versandkosten gibt es hier die Möglickeit, dass z.B. bei 2 Erwachsenen nur 1x Versand berechnet wird: Feld "nur einmal berechnen".

Das Feld "nur einmal auswählbar" legt fest, dass bei gewählter Hin- und Rückfahrt das Extra/Zusatz nur bei der Hinfahrt angezeigt wird, aber nicht nocheinmal doppelt bei der Rückfahrt

(Beides funktioniert nicht in Verbindung mit dem array "positionen_zusammenfassen".)

Im Tab Buchhaltung setzen Sie sodann die Erlöskonten und Kostenstellen sowie die weiteren Angaben. Ist alles fertig und geprüft, wird hier in der Buchhaltung auch die Linie aktiviert, sie ist dann in dem angegebenen Zeitraum gültig.

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Tipp:

Unter System > Systemparameter: Linie - Tarife können Sie weitere Tarife anlegen.
Die verfügbaren Zahlarten werden ebenfalls unter System > Systemparameter: Linie - Zahlart gesteuert. Aktivieren Sie hier nur die Zahlarten, über die Sie auch verfügen und halten Sie immer vorher Rücksprache mit uns.

8. Erscheinungsbild individualisieren

Um die Onlinebuchung und die Formulare an Ihr Erscheinungsbild anzupassen, stehen Ihnen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung.

8.1 Kopf-/Fußzeilen und Bilder

Unter System > Kopf-/Fußzeilen können Sie im Tab DMS Bilddateien hochladen. Beim Klick auf die hochgeladene Datei wird der absolute und der relative Pfad angezeigt.

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Den relativen Pfad können Sie nun zum Beispiel im HTML-Code der Kopfzeile im Tab Onlinebuchung einfügen. Diese Kopfzeile wird eingeblendet, wenn ein nicht angemeldeter User über das System bucht. Wird die Onlinebuchung in einem Frame, zum Beispiel auf Ihrer Webseite, angezeigt, ist diese Kopfzeile ausgeblendet.

Möchten Sie eine programmweite Kopf- bzw. Fußzeile für Ihre Formulare gestalten, so können Sie diese ebenfalls unter System > Kopf-/Fußzeilen mit Clear and Basic HTML einfügen. Bitte nutzen Sie nur grundlegende HTML-Tags und Tabellen zur Gestaltung, da PDF-Parser HTML5 oft fehlinterpretieren.

Tipp:

Es ist möglich, mehrere Kopf- und Fußzeilen für Ihre Formulare zu definieren. Legen Sie dazu unter System > Systemparameter: Allgemein - Briefköpfe die entsprechenden Felder an.
Diese tauchen dann als extra Tab unter System > Kopf-/Fußzeilen auf und können befüllt werden. In der Linienverwaltung können die entsprechenden Sonder-Kopf-/Fußzeilen dann ausgewählt werden.

8.2 Formulare und Texte

Unter System > Formulare - Dokumente können die Standardformulare nach Wunsch angepasst werden. Die E-Mailvorlagen passt man unter System > Formulare - E-Mail an; achten Sie hier darauf, dass die Pfade immer absolut angegeben werden müssen.

Datenbankfelder zur Formulargestaltung:

Datei in neuem Fenster öffnen

Unter System > Standardtexte können Standardtexte wie z. B. Ihre AGB verwaltet werden.

9. Onlinetools auf Ihrer Webseite einbinden

Mithilfe des URL-Generators können Sie bequem URLs erstellen, um alle Onlinetools wie Onlinebuchung, Fahrtfinder, Fahrplan etc. auf Ihrer Webseite einzubinden.

Wählen Sie hier lediglich die benötigten Informationen aus und lassen Sie die Felder leer, die offen bleiben sollen.

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10. Testbuchungen

Führen Sie zum Schluss mehrere unterschiedliche Testbuchungen durch, und zwar sowohl angemeldet als Mitarbeiter/Verkaufsstelle als auch unangemeldet über die Onlinebuchung. So können Sie Ihre Linien und Einstellungen überprüfen.

Sollten Fehlermeldungen auftreten, überprüfen Sie bitte nocheinma,l ob alle Einstellungen in der Linienverwaltung gesetzt sind, und beachten Sie auch die hilfreichen Beiträge auf unseren FAQ-Seiten.

11. Weitere Einstellungen

11.1 Einzelverkaufsartikel

Stehen einzelne Artikel zum Verkauf, so können Sie diese ebenfalls mit dem System verwalten.

Legen Sie dazu im ersten Schritt unter System > Systemparameter: Artikel - Kategorie Ihre Kategorien fest.
Dann können Sie unter Verwaltung > Einzelverkauf Artikel Ihre Artikel anlegen.

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11.3 Zusatz Schnellvergabe

Unter Verwaltung > Zusatz-Schnellvergabe finden Sie einen Assistenten, mit dem Sie Ihren Linien schnell und bequem Zusätze hinzufügen können.

Einfach Zusatz auswählen, gewünschte Linien und Tarife angeben sowie bei den Preistypen die entsprechenden Beträge eintragen. Fertig.

11.4 Buchungsmaske, Onlinetools und Backend anpassen

Auch die Buchungsmaske und die Onlinetools können angepasst werden. Nutzen Sie hierzu die entsprechenden Felder unter System > Globale Einstellungen > CSS, um individuelle CSS-Formatierungen einzurichten

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Um in der Onlinebuchung oder auch im Backend Teile ein- oder auszublenden, kann außerdem in den Systemparametern unter Allgemein - Javascript Masken zusätzliches JavaScript hinzugefügt werden. Bitte arbeiten Sie hier mit Bedacht.

12. Arbeiten mit der Software

12.1 Neue Buchung oder Vormerkung eingeben

Geben Sie unter Reservierung > Neue Buchung oder Reservierung > Vormerkung eine neue Buchung bzw. Vormerkung ein. Sind Sie mit einer Verkaufsstelle angemeldet, so wird die Buchungsmaske automatisch an die Bedürfnisse angepasst.

12.2 Buchung/Reservierung bearbeiten

Unter Reservierung > Suchen können Sie sich eine Liste aller Buchungen anzeigen lassen und gezielt nach Buchungen Suchen.

Ein Klick auf Stift-Symbol bei einer Buchung öffnet selbige und sie kann bearbeitet werden. Mit dem Druckersymbol können Sie sich die Formulare anzeigen lassen und ggf. neu ausdrucken oder versenden. Die Formulare direkt als PDF im Browserfenster angezeigt und durch Überfahren mit der Maus in den unteren Bereich des PDF-Formulars erscheinen die Funktionen Speichern und Drucken des PDF-Viewers.
Bitte beachten Sie: Der PDF-Viewer ist direkt in Ihrem Browser implementiert, auf ihn hat die Software leider keinen Einfluss. Falls Ihnen der PDF-Viewer nicht zusagt oder er nicht richtig funktioniert, können Sie in den Browsereinstellungen einen anderen PDF-Viewer, z.B. den kostenfreien Acrobat Reader, definieren.
Unter Acrobat Reader im Browser aktivieren finden Sie eine Anleitung, wie Sie den PDF-Viewer in Ihrem Browser ändern.

Umbuchen und Stornieren kann ebenso direkt aus der Liste getätigt werden. Außerdem kann man sich die Historie und die Zahlungen anzeigen lassen.

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12.3 Neuen Einzelverkauf eingeben

Um einen neuen Einzelverkauf zu tätigen, öffnen Sie Reservierung > Neuer Einzelverkauf. Hier können die Artikel ausgewählt und abgerechnet werden.

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13. Abrechnung

Die Werkzeuge zur Abrechnung von Verkaufsstellen, Agenturen, Provisionsempfängern und Kombipartner finden Sie direkt unter dem Menüpunkt Abrechnung.

Hier können Sie die gebuchten und stornierten Vorgänge der ausgewählten Stelle anzeigen lassen und gesammelt Gutschriften und Abrechnungen erstellen und drucken.
Außerdem können Umsätze übertragen werden.

14. Disposition

Unter dem Menüpunkt Disposition finden Sie mehrere Werkzeuge, um die Auslastung Ihrer Ressourcen im Auge zu behalten.

15. Statistik

Der Menüpunkt Statistik hält verschiedenste Statistiken für Ihre Buchhaltung und Ihr Controlling bereit.